Organización de Eventos y Material Promocional

Cuando estáis planeando una exhibición en un acontecimiento, aconsejamos que os preparéis entre 3 y 6 meses ya antes. El tiempo de preparación va a depender del tamaño del acontecimiento y espacio en la exhibición o bien espectáculo, la producción y los materiales de promoción y/o comunicación que vayáis a precisar, añadiendo todas y cada una de las logísticas precisas en el proceso. Más tarde, asimismo compartiremos con vosotros una Guía Artículo Acontecimiento, a fin de que comprendáis todos y cada uno de los consejos y trucos para dar seguimiento cuando el acontecimiento ya ha terminado.

Recordaros que nos especializamos en productos de merchandising empresarial, de manera especial en camisetas para acontecimientos y también impresión para publicidad.

Organización de Acontecimientos y Material Promocional

1.Planificad con Tiempo
Exhibir productos o bien servicios extrañamente cuesta poco dinero. Anterior al acontecimiento, precisaréis delimitar los objetivos que deseáis lograr, alén de hacer branding o bien lograr exposición de vuestra marca o bien compañía. Precisaréis alinear vuestros objetivos a todas y cada una de las ocasiones que se pueden producir en la ocasión ya antes de admitir la convidación al acontecimiento.

Aconsejamos que primero os reunáis con el departamento de merchandising para valorar la aptitud de acudir al acontecimiento y trazar todas y cada una de las ocasiones que podéis aprovechar. Asimismo podéis usar este tiempo para valorar a las audiencias de años precedentes para tomar en consideración si es la audiencia con la que deseáis conectar.

Una vez decidido que exponer es buena opción para vosotros, la compañía y la marca, podéis tener una asamblea con todas y cada una de las partes interesadas en la compañía para pactar por último los objetivos que deseáis lograr en conjunto en este acontecimiento.

dos. Reserva y Diseño del Stand
Mirad toda ocasión para ahorrar dinero, primordialmente haciendo todo con tiempo. Si un acontecimiento está fuera de presupuesto, mas es una buen opción, procurad reservar a última hora. Es usual que se reserven los espacios cuando menos con seis semanas de anticipación.

El espacio extra asimismo puede ser negociado por un menor costo en las últimas 4 semanas precedentes al acontecimiento. Inclusive, podriais reservar vuestro espacio primero y después negociar un mejor espacio cuando estén cerradas las reservaciones. Mas esto podría marchar a favor o bien en contra, puesto que podría existir más espacio para vosotros en un lugar no tan atrayente.

Planead por adelantado de qué manera vais a situar el stand. Podéis dibujar la idea en papel y después solicitarle al diseñador que haga un boceto visual. Este paso es esencial puesto que grafica de qué forma podéis emplear el espacio, a favor. No olvidéis que el stand es una representación vuestra, intentad que se vea profesional.

Si el organizador tiene un escáner de código de barras para escanear los pases, aprovechad esa información. La información compendiada ayuda a dar seguimiento de forma organizada siguiente al acontecimiento.

Tened listo un correo “personalizado” para cada una de los segmentos de asistentes que os resultan de interés. No olvides mentar las ventajas de acudir al acontecimiento.

Aseguraros que todas y cada una de las bases de datos están segmentadas. Debéis mandar correos a todos y cada uno de los clientes del servicio, con información clara, por lo menos con dos-cuatro semanas de anticipación

tres. Informad al mundo entero
Entre 1 y dos meses anteriores al acontecimiento, aseguraros que dejáis un mensaje en el contestador de la compañía que anuncie el acontecimiento.

Notificad al equipo de ventas que vais a estar exhibiendo, a fin de que inviten a sus clientes del servicio al acontecimiento. Podrían regular los horarios de la sala de juntas a fin de que todos tengan ocasión de usarlo para sus clientes del servicio.

De 1 a dos meses anteriores al acontecimiento, aseguraros que todo el equipo tiene información del acontecimiento en sus firmas de correo. No olvidéis incluir el número de stand.

Publicad en el weblog de la compañía, o bien un Comunicado de Prensa anunciando las ventajas de asistir a vuestro acontecimiento y a visitar vuestro stand. Distribuid dicha información de forma interna y externa, mediante redes sociales, correo electrónico marketing y cualquier otro canal que tengáis.

La data encuentre para hacer llamadas ha de ser clara. Aseguraros que las listas están actualizadas y se han compartido con todos.

cuatro. Haced vuestros pedidos de material promocional con tiempo
Aseguraros que todo el material tiene donde ser puesto. seis semanas ya antes del acontecimiento, podríais reservar los muebles para el stand en el caso de no tenerlos todavía, y cuatro semanas ya antes del acontecimiento podríais probar si todo cabe a la medida.

Una vez sepáis si todo encaja y puede ser ordenado, repasar de nuevo para confirmar si todavía existe literatura o bien artículos promocionales que pueden ser de interés para el acontecimiento. Entonces, por último reordenar o bien podéis confirmar que el contenido está completo y ordenado.

Debéis elegir a una persona como responsable final del contenido. Esta persona se ocupará de ordenar y valorar los contenidos y materiales para el acontecimiento. De este modo evitaréis tener material desactualizado, o bien de quedaros cortos. Dicha persona asimismo va a estar encargada de pedir más material en caso que haga falta.

Aseguraros que todo es mandado en tiempo al lugar del acontecimiento, y que hay suficiente espacio de almacenaje para todos y cada uno de los materiales de vuestro stand.

Una pequeña nota: En Garment Printing podemos imprimir todas y cada una vuestras necesidades para acontecimientos, desde material impreso hasta productos promocionales como bolsas de papel, en tiempo récord. Si se os pasa algún elemento del acontecimiento, acá estamos para solventar.

¿Habéis considerado imprimir bolsos de lona? Son genial producto promocional y en ellas podéis incluir otros materiales promocionales. Además de esto, pasean bastante con sus dueños, en consecuencia, vuestro logotipo va a estar en todos lados.

Aseguraros que toda la literatura que será entregado en el acontecimiento ha sido vista por todos y cada uno de los representantes de la compañía en el acontecimiento.