Factores Principales para Seleccionar e Implementar un WMS o Warehouse Management System
Ya sea que esté instalando un WMS por primera vez o actualizando su sistema, estos consejos lo guiarán a través de una selección e implementación exitosa.
La evidencia de una implementación de un Sistema de Gestión de Almacenes (WMS) mal concebida y administrada a veces es tan evidente que los transeúntes en la calle lo notan, dice Marc Wulfraat, presidente y fundador de MWPVL International, una firma de consultoría de cadena de suministro con sede en Quebec.
«Cuarenta camiones alineados en la carretera tratando de ingresar a un almacén es una señal de una mala instalación de WMS», dice. «Cuando las cosas no funcionan bien o el sistema no funciona, los camiones tienen que esperar. Eso es una mala gestión de camiones y cuesta dinero».
Los sistemas de gestión de almacenes son aplicaciones de software que permiten la gestión centralizada de las operaciones de almacén. Realizan un seguimiento del inventario en tiempo real y están diseñados para mejorar la eficiencia y la eficacia del almacén al tiempo que brindan a los gerentes y otras personas una mayor visibilidad.
Un Warehouse Management System puede ser una herramienta crítica, incluso necesaria, para muchas empresas que operan almacenes, pero intentar dar un paso adelante puede conducir a dos pasos atrás si las empresas no toman la debida diligencia durante la implementación.
«Los sistemas de gestión de almacenes suelen estar en funcionamiento durante 15 años o más», dice Simon Tunstall, principal analista de investigación centrado en WMS en Gartner Inc., una empresa de investigación y asesoramiento con sede en Stamford, Connecticut.
«Son en gran medida una inversión estratégica, y no una solución que pueda instalar y luego cambiar en unos pocos años. Es un gran cambio y las empresas deben pensar a largo plazo y en un panorama general».
Wulfraat compara un WMS con una calculadora: «Si está ejecutando un almacén con inventario, entonces un WMS es una herramienta básica», señala.
Un WMS mejora el movimiento de materiales y productos, aumenta la precisión y la puntualidad, mejora el seguimiento y los informes, proporciona flexibilidad, mejora el cumplimiento de pedidos y fortalece el control, entre otros beneficios.
El valor de un WMS es demasiado grande para dejarlo pasar, concuerda Randy Bradley, Ph.D., profesor asistente de sistemas de información y gestión de la cadena de suministro en la Universidad de Tennessee. Las empresas que eviten adoptar un WMS se quedarán cada vez más rezagadas, hasta que finalmente no podrán cumplir con las expectativas de sus socios y consumidores, advierte. Pronto, esas empresas se esforzarán por ponerse al día.
«Eso lleva a decisiones apresuradas en torno a la adopción de una solución», dice Bradley. «Y las soluciones precipitadas conducen a finales prematuros».
Para las empresas que buscan adoptar un WMS por primera vez o cambiar de sistema, aquí hay seis puntos clave a considerar durante la selección e implementación:
Usabilidad
La usabilidad de un WMS debe ser de suma importancia al considerar los sistemas, especialmente si su organización tiene una fuerza laboral de almacén envejecida que carece de habilidades tecnológicas.
«Pregunte si el sistema está centrado en las personas», dice Tunstall. «Asegúrese de que las tareas simples no sean más complejas, lo que podría aumentar el tiempo de capacitación. Esto es cierto no solo para los trabajadores del almacén, sino también para los gerentes. Si les resulta difícil de usar, no podrán obtener un buena imagen visual de las operaciones del almacén: cómo se despliegan los equipos y si las operaciones son efectivas».
Una vez que una empresa elige un WMS, incluso un sistema fácil de usar, es posible que no lo adopte rápidamente. «Es importante tomarse el tiempo para enseñar a los trabajadores cómo el nuevo sistema es diferente a su antigua forma de operar», dice Curt Barry, presidente de F. Curtis Barry & Company, una consultoría de operaciones y cumplimiento con sede en Virginia para la industria multicanal.
Complejidad de operaciones
Las operaciones de almacén varían ampliamente entre las organizaciones, y es esencial que las empresas se aseguren de que cualquier WMS que seleccionen tenga las capacidades para mantenerse al día con sus demandas particulares. Una operación multicanal de alto rendimiento con múltiples tipos de picking, demanda variable y cientos de miles de SKU, por ejemplo, requiere un WMS robusto.
Las empresas deben conocer los aspectos únicos de sus operaciones, sabiendo que los proveedores de WMS pueden no haber desarrollado sus sistemas teniendo en cuenta los procesos o necesidades específicos de una organización.
«Algunas actividades son realmente de nicho», dice Tunstall. «Es importante desafiar a sus equipos internos a trabajar con los proveedores de WMS para identificar esas actividades».
Un WMS «básico» debería ser adecuado para alrededor del 70 por ciento de las empresas, dice Wulfraat, pero el otro 30 por ciento con operaciones más complejas exigirá un sistema más robusto. Por ejemplo, será importante para algunas empresas saber si un proveedor de WMS puede admitir un procesamiento de alto rendimiento y volumen de transacciones.
«Tan pronto como una empresa comienza a mover más de 50.000 líneas de pedidos al día, se está metiendo en un requisito más de alto rendimiento», dice. «La tecnología subyacente con la que se ha desarrollado el software puede admitir o no el procesamiento de transacciones de gran volumen».
La velocidad mata
Ningún error crea más problemas para una implementación de WMS que moverse demasiado rápido. «Acelerar el proceso es un gran error», dice Wulfraat. «Las empresas deciden que necesitan tener un sistema instalado antes de una fecha determinada, y esa fecha límite las obliga a apresurarse».
En algunos casos, el liderazgo de una organización se ha comprometido a gastar cientos de miles de dólares en un WMS y espera ver resultados. «Quieren hacerlo y quieren ver los beneficios», dice Barry. «Así que una parte importante del proyecto de implementación es gestionar las expectativas».
Debe tomar de cuatro a seis meses elegir un sistema y de seis a 12 meses implementarlo. De lo contrario, es probable que una organización no esté preparada para el cambio en sus operaciones. Es probable que sigan retrasos generalizados, desorganización y descontento. «Las implementaciones apresuradas son casi siempre desastres absolutos», dice Wulfraat.
Incluso cuando se administra de manera experta, la implementación de un nuevo WMS a menudo puede no generar beneficios claros al principio. Las organizaciones necesitan tomarse un tiempo para sentir el nuevo sistema e identificar y resolver los problemas que surjan. La paciencia es clave. «Se necesita tiempo para convertirlo en un entorno altamente productivo», dice Barry.
No ignore los datos
Las empresas pueden ser complacientes con sus propias responsabilidades, como las cuestiones relacionadas con los datos, con la introducción de un WMS. No importa qué tan bueno sea un WMS, no significará mucho si una empresa tiene deficiencias en la forma en que maneja las fuentes clave de datos en las que se ejecuta el WMS.
«Dominar la gestión de datos es extremadamente importante», dice Bradley. «¿Cuál es la calidad de esos datos? ¿Tiene mecanismos establecidos para asegurarse de que la calidad de los datos continúe mejorando? La calidad de sus datos será primordial para el valor que podrá obtener de estas soluciones».
El papel del costo
Bradley dice que duda en trabajar con empresas que comienzan con el precio o el retorno de la inversión como el factor más importante en una selección de WMS. Vale la pena considerar ambos, dice, pero a menudo se enfatizan más de lo que deberían.
«La tecnología aquí no es un impulsor; es un facilitador», dice Bradley. «Le permite hacer algunas cosas mejor que ayudarán a sus resultados finales, pero esos beneficios son indirectos en lugar de directos. Con un WMS, no es una buena idea centrarse en la métrica financiera».
Tunstall está de acuerdo en que poner demasiado énfasis en el costo «puede salir mal» para las empresas que se mueven por el mercado de WMS. «Es algo bastante aislado de mirar», dice. Controlar y gestionar los costes es importante, pero es más importante centrarse en el caso de negocio estratégico de un WMS.
El costo también puede ser engañoso. El precio inicial del WMS es un costo, pero la suscripción del sistema y el servicio del mismo es otro. El costo inicial y el costo total serán muy diferentes. En los últimos años, la barrera de los costos se ha vuelto menos formidable para las organizaciones pequeñas y medianas, dice Barry, con el auge de las plataformas basadas en la nube.
Considere el futuro
Debido a que un WMS generalmente es un compromiso a largo plazo, Bradley advierte contra caer en la trampa de elegir uno basándose solo en lo que su empresa necesita en este momento porque ese momento pasará rápidamente.
«Piense en el cliente al que atenderá de cinco a diez años a partir de ahora», dice Bradley. «La cadena de suministro que la mayoría de nosotros hemos heredado fue una creación de quienes vinieron antes que nosotros. Necesitamos buscar soluciones que no solo aborden nuestras necesidades actuales, sino que también tengan la capacidad de permitirnos crecer y satisfacer las necesidades que son necesarias y que vienen por el camino, para que podamos capitalizarlos».
La idea no es tratar de adivinar hacia dónde se dirige la tecnología, sino considerar hacia dónde parecen destinadas las necesidades de sus clientes y las demandas de su negocio.
«Tienes que pensar en lo que hay en el próximo horizonte aunque vivas en este», dice Bradley. «Hay que anticiparlo. Aquellas organizaciones que están pensando en los próximos 10 a 15 años no serán tomadas con la guardia baja por el cambio».